Programme Partenaires en protection : Exigences minimales relatives à la sécurité

Schématisation du processus

Les marchandises et les documents qui les accompagnent suivent d'une manière ou d'une autre la chaîne d'approvisionnement internationale. Il faut afficher ou écrire ce processus étape par étape.

Expédition et réception (chauffeurs)

Les chauffeurs chargés de la livraison ou du ramassage du fret doivent être identifiés avant de pouvoir livrer ou ramasser du fret. Un représentant de la sécurité ou un employé désigné doit superviser l'arrivée ou le départ du fret.

Repérage des marchandises

Des procédures doivent être en place pour assurer le suivi du mouvement, en temps opportun, du fret entrant et sortant.

Suivi du fret

Le fret entrant doit faire l'objet d'un contrôle de rapprochement par rapport au manifeste. Le manifeste doit :

• décrire le fret avec précision;
• afficher les poids, l'information figurant sur les étiquettes, les marques et le nombre de pièces à vérifier.

Des mesures doivent être en place pour détecter et signaler les articles manquants et les articles excédentaires. Il faut résoudre les écarts et mener une enquête au besoin.

Ratissages de sécurité

Des vérifications de la sécurité devraient être menées de façon aléatoire et imprévue dans les aires contrôlées par votre entreprise tout au long de la chaîne d'approvisionnement.

Signalement des irrégularités ou des activités suspectes relatives au fret

Il faut aviser l'ASFC ou un organisme d'application de la loi, selon le cas, lorsque des irrégularités sont détectées ou lorsque des activités illégales sont soupçonnées.

Traitement des documents de fret

Il faut mettre en place des procédures qui assureront :

• que tous les renseignements utilisés dans le dédouanement du fret sont :
  • lisibles;
  • complets;
  • précis;
  • protégés (afin qu'ils ne soient pas confondus avec des renseignements erronés).
• l'intégrité du fret reçu de l'étranger :
  • des procédures doivent être en place pour veiller à ce que l'information obtenue de partenaires commerciaux soit transmise en temps opportun et avec exactitude.
• que les renseignements contenus dans le manifeste de fret du transporteur (c'est-à-dire le connaissement) :
  • reflètent les renseignements fournis au transporteur par l'expéditeur ou son mandataire;
  • sont déposés à l'ASFC en temps opportun.
• que l'accès à l'ordinateur et les renseignements sont protégés.

Intégrité du fret

Des procédures doivent être en place pour l'utilisation des scellés sur les conteneurs, les remorques et les wagons. Les procédures de scellement doivent couvrir chacune des actions suivantes :

• mise en place;
• remplacement;
• enregistrement;
• suivi;
• vérification.

Décrivez les mesures de sécurité mises en place par votre entreprise relativement aux conteneurs, aux remorques et aux wagons utilisés pour le transport de fret international, lorsqu'ils sont vides ou chargés.

Inspection des conteneurs, des remorques et des wagons

Il faut mettre en place des procédures pour vérifier l'intégrité physique de la remorque, du wagon et de la structure des conteneurs avant l'empotage et le chargement, notamment au moyen des étapes suivantes :

• vérification de la fiabilité des mécanismes de verrouillage de la porte;
• recherche de signes d'altération.

Il est préférable d'avoir un processus d'inspection en sept points pour tous les conteneurs. Les éléments suivants doivent être inspectés :

• paroi frontale;
• côté gauche;
• côté droit;
• châssis extérieur/châssis porteur;
• plancher;
• plafond et toit;
• portes intérieures et extérieures.

Scellés apposés sur les conteneurs, les remorques et les wagons

Pour protéger le fret, il est préférable d'avoir :

• des scellés de haute sécurité qui respectent ou dépassent la norme ISO/PAS 17712;
• d'autres dispositifs conçus pour empêcher toute altération du fret.

Vos partenaires commerciaux étrangers doivent avoir une politique interne sur le traitement du fret au moyen de ces scellés ou dispositifs.

Les procédures écrites doivent porter sur ce qui suit :

• la façon dont les scellés sont contrôlés et fixés aux conteneurs chargés;
• la façon de reconnaître les scellés ou les conteneurs compromis;
• au besoin, la façon de signaler les problèmes de sécurité à l'ASFC et à d'autres autorités étrangères compétentes;
• afin d'assurer l'intégrité des scellés, seuls les employés désignés devraient s'occuper de leur distribution.

Entreposage des conteneurs, des remorques et des wagons

Il faut empêcher la manipulation et l'accès non autorisé :

• en entreposant correctement les conteneurs, les remorques et les wagons;
• en mettant en place des procédures sur la façon de signaler et de dissuader un accès non autorisé.

Manifeste et formulaires du fret

Il faut prévenir la perte ou l'utilisation non autorisée de documents. Votre entreprise doit avoir des procédures pour entreposer :

• les formulaires (utilisés et inutilisés);
• la documentation connexe sur le fret.

Sécurité informatique

Il faut assurer une protection contre l'accès non autorisé à l'information et son utilisation abusive. Suivez les directives ci-dessous lors de la création de vos procédures :

• accorder aux employés leurs propres comptes dans le système :
  • demander aux employés de changer de mot de passe souvent.
• protéger les données commerciales sensibles :
  • utiliser les politiques de TI nécessaires et avoir un système de secours.
• former les employés sur les mesures qu'ils doivent suivre.

Politiques de l'entreprise advenant des transgressions en matière de TI

Un processus doit être en place pour détecter les transgressions en matière de TI. Le processus doit porter sur les éléments suivants :

• l'accès inapproprié;
• l'altération ou la modification des données opérationnelles.

Les contrevenants se verront imposer des mesures disciplinaires.

Vérifier les candidatures avant l'embauche

Avant d'embaucher un nouvel employé, il faut vérifier les renseignements contenus dans sa demande d'emploi. Il s'agit notamment d'examiner des éléments comme les antécédents professionnels et les références. Les entreprises doivent tenir à jour une liste des employés permanents.

Vérification des antécédents des employés

Il faut effectuer des vérifications des antécédents de même que des enquêtes au sujet des employés potentiels. Il faut respecter les règlements étrangers, fédéraux et locaux. Après l'embauche, des contrôles périodiques et de nouvelles enquêtes doivent être effectués, au besoin.

Départ ou licenciement d'employés

Les entreprises doivent avoir des procédures en place sur la façon dont les employés qui quittent leur emploi se voient retirer leurs pièces d'identité ainsi que leur droit d'accéder aux installations et aux systèmes, tout en veillant à ce que l'ensemble des biens appartenant à l'entreprise lui soient remis.

Politiques de sécurité internes

Nous encourageons les entreprises à mettre en place des programmes de sensibilisation aux menaces pour renforcer la sécurité frontalière, de sorte que les gens puissent reconnaître les menaces à la sécurité (comme la contrebande et le passage de clandestins) à chaque point de la chaîne d'approvisionnement.

Sensibilisation à la sécurité

Il faut informer les employés des procédures de l'entreprise en matière de sécurité. Il faut encourager les employés à participer aux contrôles de sécurité. Il faut tenir un registre des participants aux réunions sur la sécurité.

Guide de politique sur la sécurité

Il faut élaborer et tenir à jour un guide de politiques sur la sécurité pour l'entreprise. Le guide doit contenir des lignes directrices détaillées sur la façon dont l'entreprise assure la sécurité du fret sous son contrôle.

Critères de sélection

Les entreprises doivent avoir des procédures écrites et vérifiables pour la sélection de leurs partenaires commerciaux, y compris les fabricants, les fournisseurs du produit, les vendeurs et les transporteurs.

Conformité des partenaires commerciaux aux critères de sécurité

Les partenaires commerciaux qui font partie de la chaîne d'approvisionnement internationale doivent démontrer qu'ils respectent les obligations de sécurité de la chaîne d'approvisionnement de l'entreprise.

Les entreprises non admissibles au programme PEP peuvent démontrer de plusieurs façons qu'elles répondent aux critères de sécurité. Elles peuvent notamment fournir :

• une confirmation écrite ou électronique;
• une copie de leurs obligations contractuelles;
• une lettre rédigée par un cadre supérieur du partenaire commercial attestant leur conformité;
• un profil complet de la sécurité de la chaîne d'approvisionnement;
• une déclaration écrite indiquant qu'elles répondent à ces critères ou aux critères de sécurité de la chaîne d'approvisionnement d'un autre pays, comme :
  • le Partenariat entre les douanes et les entreprises contre le terrorisme (C-TPAT) des États-Unis;
  • un programme de sécurité équivalent accrédité par l'Organisation mondiale des douanes géré par une autorité douanière étrangère (c'est-à-dire un opérateur économique agréé).

Partenaires commerciaux : Point d'origine

Vos partenaires commerciaux doivent élaborer des procédures de sécurité conformes aux critères de sécurité du programme PEP afin d'améliorer l'intégrité de l'expédition au point d'origine.

Des examens périodiques des procédures et des installations de vos partenaires commerciaux devraient être menés en fonction du risque. De plus, vos partenaires commerciaux devraient maintenir des normes de sécurité équivalentes à celles de votre entreprise.

Partenaires commerciaux : Autres critères de sélection internationaux

Utilisez une approche axée sur les risques pour choisir vos partenaires d'affaires. Fondez votre décision sur les facteurs suivants :

• une bonne santé financière;
• la capacité à respecter les exigences contractuelles en matière de sécurité;
• la capacité de relever et de corriger les lacunes en matière de sécurité au besoin.